SharePoint bietet die Möglichkeit Arbeitsbereiche zur Organisation einzelner Besprechungen und/oder immer wieder kehrender Besprechungen anzulegen.

Hier ein kleines HOW TO, wie man Besprechungsarbeitsbereiche für SharePoint 2010 aus dem Outlook Kalender heraus anlegen kann:

 

Schritt 1:

Besprechungsarbeitsbereich Button ins Outlook "Termin - Menüband" holen. Dazu auf den Outlook Kalender gehen, dann auf "Datei" klicken, anschließend "Optionen" auswählen, dann erscheint folgendes Fenster:

 

 

 

    

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Schritt 2:

 

Termin im Outlook öffnen (dies kann ein einzelner Termin oder ein Serientermin sein) und anschließend auf den "Besprechungsarbeitsbereich" Button klicken: 

 

    

ACHTUNG: Man kann erst auf den "Besprechungsarbeitsbereich" Button klicken, wenn man einen weiteren Teilnehmer zu dem Termin einlädt.

 

Schritt 3:

Besprechungsarbeitsbereich anlegen, dazu kopiert man einfach die URL aus der entsprechenden SharePoint Seite (ohne "/default.aspx") und fügt Sie unter "Adresse" --> "Andere" ein. Nun kann man die Sprache und den Vorlagentyp für den Besprechungsarbeitsbereich auswählen (Hier gibt es verschiedene, diese sollten Sie sich vorab anschauen, um die richtige Vorlage für Sie zu identifizieren)

 

 

  

Anschließend auf "Erstellen" klicken und der Besprechungsarbeitsbereich wird bereits im SharePoint angelegt.

Der Link auf den Besprechungsarbeitsbereich wird im Outlook Termin selbst hinterlegt, wenn es sich um einen Serientermin handelt, steht der Link in allen Serienterminen. So muss sich der einzelne Anwender nicht erst durch den SharePoint navigieren um auf den Besprechungsarbeitsbereich zu kommen, sondern kann diesen direkt aus seinem Termin ansteuern:

 

 

 

Im Besprechungsarbeitsbereich ist nun (bei Serienterminen) für jeden Termin eine Seite vorhanden (jeweils Links über die Navigation aufrufbar) auf der für den jeweiligen Termin eine Agenda, für den Termin relevante Dokumente, eine Zielsetzung und die entsprechende Teilnehmerliste. Die Teilnehmerliste zeigt auch automatisch an, welche Teilnehmer zugesagt, abgelehnt oder nicht geantwortet haben. Das muss nicht manuell gepflegt werden: